7 características ocultas de Office 365 que debe conocer en 2022

Desde consejos esenciales para el usuario hasta funciones más avanzadas, como con la mayoría de las herramientas de Microsoft, es posible que nunca se dé cuenta de que siempre hay funciones ocultas que nunca se dio cuenta de que podrían ahorrarle tiempo, hacerlo más productivo o ser divertido y relajado.

Microsoft Office 365 es una herramienta comercial popular en todo el mundo, y es comprensible que lo sea: brinda infinitas oportunidades para aumentar la eficiencia, mejorar la colaboración y obtener una ventaja competitiva.

Numerosas empresas de todo el mundo utilizan Office 365 como su plataforma líder para entornos empresariales y de datos.

Pero aún así, no son plenamente conscientes de sus características.

7 funciones ocultas de Office 365

Es esencial aprovechar al máximo la inversión de su negocio, pero debido a que Office 365 está basado en la nube, las nuevas funciones se mejoran constantemente. Estas son las 7 funciones ocultas principales en Office 365:

1. Cree fácilmente informes detallados de intercambio en línea

Office 365 ya ofrece muchos informes integrados en los informes del panel. Los administradores de Office 365 pueden ver esos informes.

Los informes protegidos incluyen información sobre buzones de correo activos e inactivos, uso de buzones de correo, buzones de correo nuevos y eliminados e informes de OneDrive para empresas implementados. También puede ver los usuarios activos de Lync y cuánto espacio hay disponible.

Además, PowerBI es una excelente aplicación que le permite crear paneles e informes personalizados basados ​​en muchas fuentes de datos diferentes: sistemas financieros, CRM, gestión de inventario u hojas de cálculo de Excel.

2. Los usuarios externos pueden acceder a Sharepoint a través de Internet

¿Tiene ganas de colaborar más con personas ajenas a su organización?

En Microsoft Office 365, los administradores pueden configurar SharePoint Online de varias maneras a través de su portal de administración y seguridad de Office 365, lo que permite a los propietarios de sitios de grupo invitar a usuarios fuera de su organización.

Algunas empresas usan sitios de equipo de administración de proyectos de SharePoint, mientras que otras usan Microsoft Project.

La creación de flujos de trabajo para su intranet de SharePoint solía ser bastante complicada. Power Automate es una aplicación de Microsoft 365 diseñada para solucionar este problema. Crear flujos de trabajo, conocidos simplemente como «Flujos», en Power Automate es mucho más simple.

Permite integraciones con otras aplicaciones fuera de SharePoint e incluso fuera de Microsoft 365, como Dropbox.

3. Puede guardar pestañas para sus colegas

Ya sea que esté utilizando un escritorio de Outlook o una aplicación web, los usuarios siempre pueden ver el estado de Internet de sus colegas y llamar inmediatamente a Office 365 Lync Online para iniciar una sesión de mensajería instantánea o una reunión completa.

Puede parecer un poco espeluznante para la gente de la vieja escuela, ¡pero se está volviendo necesaria y aceptada una estrecha colaboración en organizaciones adaptables y listas para crecer!

4. Autoría simultánea

¿Envía constantemente archivos adjuntos de documentos actualizados por correo electrónico cuando colabora en un archivo? ¿Ha utilizado la función Documentos de Google para un proyecto fuera de la oficina y se preguntó por qué no está disponible en Office 365?

Una de sus nuevas características favoritas de Office 365 les permite a todos editar un documento en Word, PowerPoint o Excel simultáneamente. Puede ver los cambios y quién los está editando. ¿No has visto esto antes en Google Docs? ¡Prepárate para sorprenderte!

5. Hay una aplicación

Los usuarios de Office 365 tienen acceso a una biblioteca de aplicaciones para su paquete de Office que pueden descargar y usar. No es necesariamente algo nuevo, pero Microsoft no lo vende como muchas de sus características de Office 365.

La biblioteca sigue creciendo a diario, lo que mejora aún más la funcionalidad y la productividad de Office 365.

Aún así, hacer una copia de seguridad de Office 365 es un tabú para muchos propietarios de negocios si intentan usar la opción de copia de seguridad predeterminada de Microsoft.

¿Sabía que Microsoft tiene un descargo de responsabilidad por la pérdida de datos en relación con sus Términos de servicio?

Proporcionan acceso a los datos a través de copias de seguridad y restauración, pero se limitan a situaciones como desastres naturales y accidentes.

Por lo tanto, Microsoft recomienda usar aplicaciones de copia de seguridad de Office 365 de terceros para proteger los datos en caso de interrupciones u otras interrupciones.

6. Skype con compañeros de trabajo mientras opera en un documento y ejecuta una encuesta de empleados usando formularios

Microsoft ha ampliado las funciones más recientes de Office 365 que le permiten hacer clic en el botón «Chat» para comenzar a chatear con cualquiera que esté trabajando en un documento a través de Skype.

Incluso si abandona el formulario, aún podrá continuar chateando a través de Skype en su escritorio o teléfono hablando con el equipo mientras edita.

Por lo general, es necesario obtener datos de sus usuarios en su intranet, desde reservar un curso de capacitación hasta solicitar suministros de oficina. Puede hacer esto con los directorios de SharePoint, pero no es fácil de configurar ni de usar para los empleados.

Forms lo ayuda a crear perfiles atractivos y utilizables con una interfaz simple de arrastrar y soltar.

Microsoft Forms le permite crear aplicaciones incrustadas en varias ubicaciones de Microsoft 365, incluidas sus páginas de intranet de SharePoint.

Luego, puede usar Power Automate Flows para mover la información capturada a través de un proceso comercial.

7. Deje que Bing encuentre imágenes para su presentación

Aunque la participación de mercado de Bing fue inicialmente un poco lenta en comparación con Google o Yahoo!, el motor de búsqueda resultó ser el segundo más grande de los Estados Unidos. Además, Google siguió siendo el motor de búsqueda dominante.

Bing procesará las imágenes capturadas para proporcionar resultados de búsqueda y puede usarlas para mejorar sus servicios de procesamiento de imágenes.